L’UCLy (Université Catholique de Lyon) poursuit son développement à Annecy. Sa Business School, l’ESDES, membre de la conférence des Grandes Écoles et sa Faculté de Droit proposent 2 programmes de formation : un bachelor en management et marketing ainsi qu’une licence de droit.
Le campus est neuf et idéalement situé à 15 minutes à pied de la gare et du centre-ville d’Annecy. Il offre aux étudiants une large gamme de services : cafétéria, bibliothèque universitaire, espaces de travail, bureaux pour les projets associatifs.
Le campus accueille environ 300 étudiants actuellement. Ce recrutement a pour objectif de renforcer l’équipe existante du bureau de scolarité.
Principales missions :
Il s’agit d’une mission polyvalente qui s’articule autour de deux missions principales, la scolarité étudiante et les moyens généraux.
La montée en puissance des effectifs de l’équipe du bureau de scolarité permettra progressivement de voir évoluer le poste et les missions qui lui sont rattachées.
Scolarité
- Relation avec les intervenants externes pour validation des contrats, des feuilles de présence, etc. ;
- Préparation et participation aux manifestations « communication » organisées sur le Campus ;
- Interaction avec les étudiants pour toutes les questions d’ordre académique et pratique : organisation du campus, vie de l’étudiant, logement, emploi du temps, etc. ;
- Gestion administrative et suivi des dossiers des étudiants dans le respect des différents règlements pédagogiques et des règles de scolarité (inscriptions, absences, édition de certificats, bulletins, gestions des notes…) ;
- Coordonner les emplois du temps des étudiants inscrits dans les différents programmes en lien avec le Campus Manager ;
- Interface avec les professeurs/vacataires pour l’organisation des cours (feuilles de présence, supports enseignement, ...) ;
- Prévoir et organiser le tri, le classement, l’archivage, l’organisation numérique des documents ;
- Préparer, saisir et mettre en forme des documents (courriers, lettres de recommandation, etc.) ;
- Apporter des éléments d’information fiables (tableaux de suivi, etc.).
Moyens généraux
- Assurer l’accueil téléphonique, physique et par mail du public ;
- Diffuser les informations de manière ciblée (par voie d’affichage ou dématérialisée) ;
- Gérer le courrier postal, préparer et envoyer des mailings, plaquettes, etc. ;
- Prendre en charge les commandes de fournitures administratives courantes ainsi que les opérations de reprographie, de reliure et de numérisation ;
- Gestion des ressources salles conformément aux emplois du temps : organisation des cours, réunions, conférences, examens… avec mise à disposition des moyens logistiques (utilisation du logiciel ADE SOFT) ;
- Gestion des procédures d’ouverture / fermeture des locaux ;
- Surveillance des espaces (notamment Bibliothèque et Restauration).
Profil et compétences
- Sens de l’accueil développé ;
- Aisance relationnelle en interne (étudiants, professeurs) et en externe (visiteurs, prospects, entreprises, personnalités) ;
- Rigueur et qualités organisationnelles ;
- Capacité d’adaptation, d’initiative et esprit d’équipe ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.) et Internet ;
- Connaissance et intérêt pour les technologies numériques ;
- Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe ;
- Capable de s’exprimer en anglais.
Formation : Bac + 3 avec ou sans expérience.
Indice plancher du poste : 380, employé qualifié II.
Durée du temps de travail : CDI, Temps complet
Poste à pourvoir : : dès que possible
Pour tout renseignement complémentaire s’adresser à Mme Valérie Lebeau, Campus Manager au 04 58 98 00 73 ou vlebeau@univ-catholyon.fr